HOTELDATE?

[Stuart]

„ Sehr geehrter Herr yyy,
bitte bringen Sie eine schriftliche Bestätigung dass die Reise zwingend beruflich erforderlich ist und nicht verschiebbar ist der Firma auf Firmen-Briefpapier mit zum Check-in oder lassen Sie uns diese vorab per Email zukommen an ....“

So oder so ähnlich könnte die Anforderung zum Nachweis einer Geschäftsreise aussehen.